Cara Menggunakan AI di Tempat Kerja [Video dan Kuis]

Singkatnya: Gunakan AI di tempat kerja untuk penyusunan, peringkasan, pengorganisasian, dan analisis berisiko rendah, sambil tetap meminta pertanggungjawaban orang atas keakuratan dan keputusan. Mulailah dengan satu tugas berulang, hapus informasi sensitif, dan tinjau setiap hasil – terutama jika hal itu dapat memengaruhi hak, mata pencaharian, keselamatan, atau masa depan seseorang.

Akuntabilitas: Pastikan orang-orang yang berkualifikasi tetap bertanggung jawab atas keputusan-keputusan berdampak tinggi dan persetujuan akhir.

Privasi: Gunakan alat yang disetujui, dan hapus informasi rahasia atau identitas sebelum mengirimkan apa pun.

Transparansi: Ungkapkan penggunaan AI setiap kali kebijakan tempat kerja, harapan klien, atau potensi konsekuensi mengharuskannya.

Verifikasi: Periksa fakta, pemilik, tenggat waktu, dan asumsi dengan materi sumber asli.

Pengujian: Ukur total waktu, koreksi yang diperlukan, dan dampak pada pengguna sebelum memperluas alur kerja apa pun.

1. Apa yang Termasuk dalam Penggunaan AI di Tempat Kerja

Penggunaan AI di tempat kerja tidak selalu berarti menggantikan seseorang atau mengotomatiskan seluruh pekerjaan. Di sebagian besar tempat kerja, AI jauh lebih berharga sebagai alat pendukung.

Anggap saja ini sebagai asisten yang cepat dan sedikit terlalu percaya diri.

Ini bisa membantu Anda:

• Menyusun draf email dan dokumen

• Meringkas informasi yang panjang

• Menghasilkan ide

• Susun catatan-catatan yang berserakan

• Menganalisis data dasar

• Persiapan untuk rapat

• Buat daftar periksa dan rencana

• Menulis ulang konten untuk audiens yang berbeda

• Jelaskan konsep-konsep yang tidak dikenal

• Ubah ide-ide mentah menjadi sesuatu yang dapat digunakan

AI seringkali dapat menghasilkan versi pertama yang layak dalam hitungan detik. Mungkin tidak sempurna - terkadang terlalu formal, terkadang berulang, dan sesekali dengan percaya diri menyimpang ke arah yang tidak jelas.

Namun demikian, memulai dengan sesuatu biasanya lebih mudah daripada memulai tanpa apa pun.

Tujuannya bukanlah membiarkan AI melakukan pemikiran Anda. Tujuannya adalah untuk menghabiskan lebih sedikit waktu pada hal-hal yang tidak bernilai sehingga Anda memiliki lebih banyak energi untuk penilaian, kreativitas, hubungan, dan keputusan.

2. Mengapa Mempelajari Cara Menggunakan AI di Tempat Kerja Itu Penting

Pekerjaan penuh dengan tugas-tugas kecil yang menghabiskan waktu lebih banyak daripada yang seharusnya.

Email yang seharusnya hanya lima menit berubah menjadi dua puluh menit karena Anda tidak dapat menemukan kalimat pembuka yang tepat. Sebuah rapat menghasilkan tiga halaman catatan tetapi tidak ada tindakan yang jelas. Sebuah laporan perlu ditulis ulang untuk pimpinan senior, pelanggan, dan tim teknis. Tiba-tiba separuh sore hari telah hilang.

AI dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan informasi dari satu bentuk ke bentuk lainnya.

Misalnya:

• Catatan menjadi ringkasan

• Ringkasan tersebut menjadi sebuah email

• Sebuah email berubah menjadi kerangka presentasi

• Ide kasar berkembang menjadi rencana proyek

• Lembar kerja berubah menjadi penjelasan tertulis

• Kebijakan yang rumit menjadi panduan yang jelas dan mudah diakses

Di sinilah peningkatan produktivitas cenderung muncul. Bukan dalam momen dramatis "AI sekarang menjalankan perusahaan", tetapi dalam puluhan perbaikan kecil.

Ini agak mirip dengan membersihkan kerikil dari sepatu Anda. Satu kerikil bukanlah masalah besar, tetapi berjalan-jalan dengan dua belas kerikil sepanjang hari itu sangat menggelikan.

AI juga dapat membuat keahlian lebih mudah diakses. Karyawan baru dapat meminta penjelasan tentang terminologi yang tidak dikenal. Manajer dapat mengeksplorasi berbagai cara untuk menyusun umpan balik. Seorang tenaga penjualan dapat menyiapkan pertanyaan untuk industri yang belum mereka pahami.

Jika digunakan dengan bijak, AI membantu orang mencapai titik awal yang solid dengan lebih cepat.

3. Tugas-Tugas Terbaik di Tempat Kerja untuk Diberikan kepada AI

Cara termudah untuk memahami cara menggunakan AI di tempat kerja adalah dengan memisahkan tugas menjadi tiga kategori: membuat, mengubah, dan menganalisis.

Membuat

AI dapat membuat draf pertama berdasarkan instruksi Anda.

Contohnya meliputi:

• Email

• Usulan

• Deskripsi pekerjaan

• Agenda

• Unggahan media sosial

• Materi pelatihan

• Tanggapan pelanggan

• Garis Besar Presentasi

• Pertanyaan wawancara

Frasa “draf pertama” penting di sini. Konten yang dihasilkan AI biasanya harus ditinjau sebelum dikirim, dipublikasikan, atau dipresentasikan.

Mengubah

Ini adalah salah satu penggunaan AI terkuat di tempat kerja. Anda memberikan informasi yang sudah ada dan memintanya untuk mengubah format, panjang, gaya, atau tingkat kompleksitasnya.

Misalnya:

• Mempersingkat laporan yang panjang

• Ubah catatan menjadi poin tindakan

• Menulis ulang bahasa teknis untuk pelanggan

• Ubah paragraf menjadi poin-poin

• Buat pesan terdengar lebih profesional

• Ubah transkrip menjadi ringkasan

• Terjemahkan jargon internal ke dalam bahasa sehari-hari yang jelas

Tugas transformasi biasanya berjalan dengan baik karena AI memiliki materi untuk diolah. AI tidak menciptakan semuanya dari awal.

Menganalisa

AI juga dapat membantu mengidentifikasi pola, membandingkan informasi, dan menyusun suatu masalah.

Tugas analisis praktis meliputi:

• Mengelompokkan umpan balik pelanggan ke dalam tema-tema tertentu

• Membandingkan beberapa pilihan

• Mengidentifikasi kemungkinan risiko

• Menemukan celah dalam sebuah rencana

• Membuat pro dan kontra

• Menyarankan pertanyaan yang mungkin Anda lewatkan

• Menjelaskan tren dalam suatu dataset

• Mengkategorikan permintaan dukungan

Namun, analisis AI harus dianggap sebagai bantuan, bukan kebenaran mutlak. AI dapat mengabaikan konteks atau membuat asumsi yang tampak masuk akal tetapi sepenuhnya salah. Peninjauan manusia tetap menjadi kemudi utama 🚗

4. Tabel Perbandingan: Cara Praktis Menggunakan AI di Tempat Kerja

Tugas di tempat kerja	Apa yang dapat dilakukan AI	Masukan terbaik yang dapat diberikan	Apakah perlu ditinjau oleh manusia?	Mengapa ini berhasil
Menulis email	Menyusun draf, mempersingkat, melembutkan, memperjelas	Penerima, tujuan, fakta kunci, tindakan yang diinginkan	Ya	Menghilangkan hambatan halaman kosong
Catatan rapat	Meringkas dan mengekstrak tindakan	Transkrip atau catatan terstruktur	Tentu saja	Memisahkan diskusi dari pengambilan keputusan dengan cepat
Perencanaan penelitian	Sarankan pertanyaan dan area topik	Tujuan dan target yang jelas	Ya - fakta perlu diverifikasi	Membantu membangun kerangka kerja awal
Manajemen proyek	Buat rencana, tonggak pencapaian, dan risiko	Lingkup, tenggat waktu, tim, kendala	Ya	Mengorganisir informasi yang tersebar
Interpretasi data	Jelaskan pola dan anomali	Data bersih ditambah konteks bisnis	Diperlukan tinjauan yang mendalam	Membuat angka lebih mudah dibahas
Curah pendapat	Menghasilkan ide dan alternatif	Masalah dan batasan spesifik	Sedang	Menghasilkan beragam hasil, terkadang efektif di luar dugaan
Dukungan pelanggan	Menyusun draf balasan dan mengklasifikasikan isu-isu	Pesan untuk pelanggan dan panduan perusahaan	Ya, terutama kasus-kasus sensitif	Mempercepat respons rutin
Penyuntingan dokumen	Perbaiki intonasi, tata bahasa, dan struktur	Teks asli dan target pembaca	Biasanya	Lebih cepat daripada mengedit kalimat demi kalimat
Sedang belajar	Jelaskan konsep dan buat kuis	Topik, tingkat keahlian, skenario kerja	Ringan hingga sedang	Membuat pelatihan lebih personal
Dukungan pengambilan keputusan	Bandingkan pilihan dan risiko permukaan	Kriteria, batasan, prioritas	Sangat	Memperjelas pemikiran, tetapi tidak boleh memutuskan untuk Anda

Tabel tersebut memperjelaskan satu hal penting: AI bekerja paling baik ketika tugasnya didefinisikan dengan baik.

“Membantu proyek saya” adalah kalimat yang kurang jelas.

“Buat daftar periksa peluncuran enam langkah untuk pembaruan perangkat lunak internal kecil yang melibatkan TI, dukungan pelanggan, dan penjualan” memberikan AI sesuatu yang konkret untuk dikerjakan.

Masukan spesifik menghasilkan keluaran spesifik. Bukan hal yang revolusioner, tetapi memang benar.

5. Cara Menulis Prompt AI yang Lebih Baik untuk Pekerjaan

Anda tidak memerlukan rumus perintah yang rumit. Anda hanya perlu memberikan konteks yang cukup agar AI dapat memahami seperti apa yang baik itu.

Sebuah pengingat tempat kerja yang dapat diandalkan biasanya berisi lima elemen:

Tugas

Sebutkan dengan tepat apa yang Anda inginkan.

Contoh:

“Buat draf email yang menjelaskan keterlambatan pengiriman.”

Konteks

Jelaskan apa yang terjadi dan mengapa tugas tersebut penting.

Contoh:

“Pemasok menunda pengiriman selama empat hari karena masalah stok.”

Para penonton

Beri tahu AI siapa yang akan membaca atau menggunakan hasilnya.

Contoh:

“Audiensnya adalah pelanggan jangka panjang yang sudah merasa frustrasi.”

Nada atau format yang diinginkan

Jelaskan bagaimana jawaban tersebut seharusnya terdengar atau terlihat.

Contoh:

“Gunakan nada yang tenang, lugas, dan bertanggung jawab. Usahakan agar panjangnya kurang dari 150 kata.”

Rincian yang dibutuhkan

Cantumkan fakta-fakta yang wajib disertakan.

Contoh:

“Sebutkan tanggal pengiriman yang direvisi, opsi pengembalian dana, dan kontak dukungan.”

Jika digabungkan, perintah tersebut menjadi:

“Buat draf email untuk pelanggan lama yang menjelaskan bahwa pengiriman mereka tertunda selama empat hari karena masalah stok pemasok. Gunakan nada yang tenang, langsung, dan bertanggung jawab. Usahakan agar email tersebut tidak lebih dari 150 kata. Sertakan tanggal pengiriman yang direvisi, opsi pengembalian dana, dan kontak dukungan.”

Perintah tersebut hampir selalu menghasilkan hasil yang lebih baik daripada "Tulis email penundaan."

Anda juga dapat meminta AI untuk merevisi jawabannya sendiri:

• Buatlah ini kurang formal

• Hilangkan pengulangan

• Tambahkan ajakan bertindak yang lebih jelas

• Tulis ulang teks ini untuk audiens eksekutif

• Identifikasi asumsi-asumsi yang tidak didukung

• Berikan saya tiga alternatif yang lebih baik

• Tantang rekomendasi ini

Poin terakhir itu sangat berharga. AI tidak selalu harus menjadi penyemangat Anda. Terkadang, AI justru bisa menjadi rekan kerja yang sedikit menyebalkan yang bertanya, "Tapi bagaimana jika asumsi itu salah?" 🧐

6. Cara Menggunakan AI untuk Email dan Komunikasi di Tempat Kerja

Email seringkali merupakan cara termudah untuk memulai.

AI dapat membantu ketika Anda tahu apa yang ingin Anda katakan tetapi tidak dapat menemukan kata-kata yang tepat. AI juga dapat membantu Anda menghindari pesan yang terlalu blak-blakan, terlalu samar, atau tiga paragraf lebih panjang dari yang diperlukan.

Permintaan praktis meliputi:

• Tulis ulang kalimat ini agar terdengar ramah namun tegas

• Buatlah ini lebih ringkas

• Tetapkan tenggat waktu yang jelas

• Hindari bahasa yang emosional

• Sesuaikan hal ini agar cocok untuk pimpinan senior

• Ubahlah ini menjadi tindak lanjut yang sopan

• Jelaskan ini tanpa menggunakan jargon teknis

• Buat tiga opsi baris subjek

AI sangat berguna untuk komunikasi yang sensitif, tetapi kehati-hatian tetap diperlukan. Masalah kinerja, keluhan, masalah hukum, atau masalah pribadi tidak boleh diperlakukan seperti keterangan pemasaran biasa.

Gunakan AI untuk menyusun pesan, lalu tinjau setiap kalimat.

Tanyakan pada diri Anda:

• Apakah ini akurat?

• Apakah itu terdengar seperti saya?

• Mungkinkah susunan kata-kata ini disalahpahami?

• Apakah nada bicara tersebut sesuai untuk hubungan ini?

• Apakah ini mencakup informasi pribadi yang seharusnya tidak dimasukkan?

• Apakah saya merasa nyaman mencantumkan nama saya di bawahnya?

Pertanyaan terakhir itu adalah tes kendali mutu paling sederhana. Jika Anda ragu untuk menandatanganinya, jangan kirimkan.

7. Menggunakan AI untuk Rapat yang Menghasilkan Hasil Nyata

Rapat menghasilkan banyak informasi, namun entah mengapa, tidak selalu memberikan kejelasan.

AI dapat membantu sebelum, selama, dan setelah rapat.

Sebelum pertemuan

Gunakan AI untuk:

• Buat agenda

• Identifikasi pertanyaan-pertanyaan kunci

• Ringkaskan informasi latar belakang

• Siapkan poin-poin pembicaraan

• Memprediksi keberatan

• Susun kerangka kerja pengambilan keputusan

Contoh pertanyaan praktisnya mungkin:

“Buat agenda 30 menit untuk rapat tentang keterlambatan proses onboarding pelanggan. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi hambatan utama, menyepakati penanggung jawab, dan memilih dua tindakan untuk minggu ini.”

Setelah pertemuan

AI dapat mengubah catatan atau transkrip menjadi:

• Keputusan penting

• Tindakan yang perlu dilakukan

• Pemilik

• Batas waktu

• Pertanyaan terbuka

• Risiko

• Email tindak lanjut

Jangan otomatis mempercayai hasilnya. Transkrip rapat dapat mengandung kesalahan, pembicara yang tidak jelas, lelucon yang tampak seperti komitmen, dan komitmen yang terdengar seperti lelucon.

Tinjau kembali ringkasan tersebut sebelum membagikannya.

Praktik yang baik adalah meminta AI untuk memisahkan informasi menjadi tiga kelompok:

1. Keputusan yang dikonfirmasi

2. Ide yang diusulkan

3. Pertanyaan yang belum terjawab

Hal ini mencegah saran yang baru dibahas setengah-setengah tiba-tiba menjadi kebijakan resmi dalam semalam.

8. Menggunakan AI untuk Penelitian Tanpa Menciptakan Omong Kosong yang Terlalu Percaya Diri

AI dapat membantu Anda memulai penelitian, mengatur suatu topik, dan mengidentifikasi area yang layak untuk diselidiki.

Ini bisa:

• Jelaskan istilah-istilah yang tidak familiar

• Menghasilkan pertanyaan penelitian

• Membandingkan konsep

• Sarankan kategori

• Buatlah kerangka

• Ringkaslah informasi yang Anda berikan

• Identifikasi asumsi

• Buat pertanyaan wawancara

• Menyoroti perspektif yang hilang

Yang seharusnya tidak dilakukan adalah menjadikannya satu-satunya sumber kebenaran Anda.

AI dapat menghasilkan detail yang tidak akurat, contoh yang dibuat-buat, informasi yang sudah usang, atau pernyataan yang terdengar jauh lebih pasti daripada yang seharusnya.

Untuk riset di tempat kerja, gunakan AI sebagai pembuat peta, bukan sebagai wilayah itu sendiri.

Proses yang masuk akal terlihat seperti ini:

1. Minta AI untuk membuat uraian singkat tentang topik tersebut.

2. Identifikasi klaim-klaim yang penting.

3. Verifikasi fakta-fakta penting menggunakan informasi internal atau eksternal yang terpercaya.

4. Minta AI untuk mengatur temuan yang telah diverifikasi.

5. Periksa hasil akhir untuk memastikan keakuratan dan tidak adanya bias.

Anda juga dapat meminta AI untuk menunjukkan ketidakpastian:

• Bagian mana dari jawaban ini yang mungkin tidak dapat diandalkan?

• Asumsi apa yang Anda buat?

• Fakta apa yang harus saya verifikasi?

• Informasi apa yang akan mengubah rekomendasi ini?

• Berikan saya argumen terkuat yang menentang kesimpulan ini.

Petunjuk-petunjuk ini tidak akan membuat AI menjadi sempurna, tetapi mendorong pemikiran yang lebih cermat.

9. Cara Menggunakan AI untuk Data, Laporan, dan Spreadsheet

AI dapat membuat angka lebih mudah dipahami, terutama bagi orang-orang yang tidak menghabiskan waktu seharian di dalam spreadsheet.

Ini bisa membantu Anda:

• Jelaskan rumus-rumusnya

• Sarankan struktur spreadsheet

• Mengkategorikan data

• Meringkas tren

• Ubah angka menjadi komentar tertulis

• Identifikasi kemungkinan anomali

• Buat rekomendasi grafik

• Bagian draf laporan

• Terjemahkan temuan teknis ke dalam bahasa bisnis

Sebagai contoh, alih-alih bertanya:

“Apa arti data ini?”

Mencoba:

“Tinjau tabel penjualan bulanan ini. Identifikasi tiga perubahan terbesar, berikan penjelasan yang mungkin, dan sebutkan pertanyaan-pertanyaan yang harus saya ajukan sebelum menarik kesimpulan.”

Klausul penutup itu penting. Data jarang menjelaskan dirinya sendiri.

Penurunan penjualan bisa disebabkan oleh permintaan yang lebih rendah, data yang hilang, pola musiman, perubahan harga, kontrak yang tertunda, atau seseorang yang secara tidak sengaja memasukkan nilai ke kolom yang salah. Spreadsheet memiliki bakat untuk menciptakan bencana kecil sambil tampak tenang.

Jangan pernah membiarkan AI membuat keputusan keuangan, operasional, atau kepegawaian yang berdampak besar hanya berdasarkan kumpulan data yang disalin.

Memeriksa:

• Apakah data tersebut lengkap?

• Apakah satuannya sudah benar?

• Apakah kategori-kategori tersebut konsisten?

• Apakah nilai yang hilang itu penting?

• Apakah AI salah memahami konteks bisnis?

• Apakah korelasi diperlakukan sebagai sebab akibat?

AI dapat mempercepat interpretasi. Akuntabilitas tetap berada di tangan manusia.

10. Melindungi Informasi Rahasia dan Sensitif 🔐

Sebelum memasukkan informasi tempat kerja ke dalam alat AI apa pun, pahami aturan organisasi Anda.

Jangan berasumsi bahwa setiap platform AI disetujui untuk menangani data rahasia.

Informasi sensitif dapat mencakup:

• Catatan pelanggan

• Informasi karyawan

• Kata sandi atau kredensial akses

• Rincian medis

• Dokumen hukum

• Data keuangan

• Rencana produk yang belum dirilis

• Strategi internal

• Kode hak milik

• Ketentuan kontrak

• Informasi identitas pribadi

Jika memungkinkan, hapus detail identitas.

Alih-alih memasukkan:

“Tuliskan ulasan kinerja untuk Jordan Smith di tim operasional Manchester, yang melewatkan tenggat waktu kontrak Acme.”

Gunakan sesuatu seperti:

“Tuliskan ulasan kinerja untuk karyawan operasional yang melewatkan tenggat waktu penting klien. Pastikan umpan balik bersifat faktual, konstruktif, dan berfokus pada langkah selanjutnya.”

Anonimisasi informasi mengurangi risiko sekaligus tetap memungkinkan AI untuk membantu dalam hal struktur.

Periksa juga apakah organisasi Anda menyediakan sistem AI perusahaan yang telah disetujui. Alat-alat ini mungkin mencakup kontrol data yang lebih kuat, manajemen akses, dan kebijakan internal.

Kemudahan bukanlah alasan yang baik untuk membocorkan informasi yang seharusnya tetap bersifat pribadi. Itu bukan inovasi. Itu sama saja dengan membiarkan lemari arsip kantor terbuka di tengah hujan.

11. Di Mana AI Seharusnya Tidak Membuat Keputusan Akhir

AI dapat mendukung pengambilan keputusan, tetapi beberapa keputusan memerlukan tanggung jawab manusia dari awal hingga akhir.

Berhati-hatilah terutama dengan:

• Perekrutan dan pemecatan

• Disiplin karyawan

• Keputusan medis

• Nasihat hukum

• Persetujuan kredit atau keuangan

• Pekerjaan yang sangat penting untuk keselamatan

• Penilaian kepatuhan

• Penilaian kinerja

• Sengketa pelanggan yang sensitif

• Keputusan yang melibatkan diskriminasi atau keadilan

AI dapat membantu meringkas bukti, mengidentifikasi pertanyaan, atau membandingkan skenario. Namun, AI tidak boleh dibiarkan membuat keputusan akhir tanpa pengawasan manusia yang berkualifikasi.

Mengapa? Karena AI tidak memahami konsekuensi seperti yang dipahami manusia. AI dapat memproses pola, tetapi tidak memiliki tanggung jawab, empati, kewajiban profesional, atau konteks kehidupan nyata.

Hal ini juga dapat mereproduksi bias yang tersembunyi dalam contoh, data historis, atau cara pertanyaan dirumuskan.

Aturan yang masuk akal adalah:

Semakin besar dampaknya terhadap hak, mata pencaharian, keselamatan, atau masa depan seseorang, semakin sedikit kendali yang seharusnya dimiliki AI.

Aturan itu memang tidak mencolok, tetapi aturan itu berlaku.

12. Bagaimana Manajer Dapat Memperkenalkan AI Tanpa Menimbulkan Kepanikan

Ketika para pemimpin memperkenalkan AI dengan buruk, karyawan sering mendengar satu pesan:

“Kami menemukan sebuah mesin yang mungkin bisa menggantikanmu.”

Sekalipun bukan itu maksudnya, komunikasi yang tidak jelas dapat menimbulkan kecemasan.

Pendekatan yang lebih baik adalah dengan menjelaskan:

• Mengapa AI diperkenalkan?

• Tugas apa saja yang mungkin didukungnya?

• Tugas mana yang masih dipimpin oleh manusia?

• Data apa yang boleh dimasukkan oleh karyawan

• Tinjauan apa yang diperlukan?

• Cara melaporkan kesalahan

• Bagaimana kesuksesan akan diukur

• Pelatihan apa yang akan diberikan?

Para manajer sebaiknya fokus pada contoh-contoh praktis daripada janji-janji muluk.

Misalnya:

“Kami menggunakan AI untuk membuat draf pertama balasan rutin kepada pelanggan. Setiap balasan tetap akan ditinjau oleh agen dukungan.”

Itu lebih jelas daripada:

“Kami meningkatkan pengalaman pelanggan melalui kecerdasan generasi berikutnya.”

Kalimat kedua terdengar mahal dan hampir tidak berarti apa-apa.

Tim juga harus diizinkan untuk bereksperimen dalam batasan yang aman. Karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut sering kali menemukan kasus penggunaan terbaik karena mereka tahu persis proses mana yang berulang, membuat frustrasi, dan hanya bergantung pada satu spreadsheet yang rumit.

13. Kerangka Kerja Sederhana untuk Memulai Minggu Ini

Untuk mulai menggunakan AI tanpa mempersulit keadaan, pilihlah satu tugas dengan risiko rendah.

Langkah 1: Temukan tugas yang berulang

Carilah pekerjaan yang Anda lakukan beberapa kali seminggu.

Contoh:

• Menulis email tindak lanjut

• Merangkum rapat

• Memformat laporan

• Membuat agenda

• Menulis ulang konten

• Mengatur catatan

Langkah 2: Tentukan hasil yang berharga

Tentukan seperti apa kesuksesan itu.

Mungkin Anda ingin mengurangi waktu penyusunan draf, meningkatkan konsistensi, mengurangi kesalahan, atau membuat poin tindakan yang lebih jelas.

Langkah 3: Buat prompt yang dapat digunakan kembali

Tuliskan sebuah petunjuk yang mencakup tugas, konteks, audiens, format, dan batasan.

Simpan di tempat yang mudah diakses.

Langkah 4: Tinjau setiap hasil keluaran

Periksa fakta, nada, privasi, dan relevansi.

Jangan samakan kecepatan dengan kualitas.

Langkah 5: Perbaiki prompt

Perhatikan kesalahan yang dilakukan oleh AI.

Tambahkan instruksi yang lebih jelas. Berikan contoh. Hilangkan ambiguitas. Minta struktur yang berbeda.

Langkah 6: Ukur hasilnya

Apakah itu menghemat waktu? Apakah kualitasnya meningkat? Apakah itu malah menambah pekerjaan penyuntingan?

Beberapa alur kerja AI terlihat mengesankan tetapi hampir tidak menghemat waktu. Yang lain diam-diam menghilangkan satu jam frustrasi setiap minggu.

Simpan jenis yang kedua.

14. Kesalahan Umum yang Dilakukan Orang Terkait AI di Tempat Kerja

Memahami cara menggunakan AI di tempat kerja juga berarti mengetahui apa yang tidak boleh dilakukan.

Memberikan instruksi yang tidak jelas

Masukan yang lemah menghasilkan keluaran yang generik.

Tambahkan konteks, contoh, batasan, dan tujuan yang jelas.

Mempercayai respons pertama

Jawaban pertama hanyalah draf, bukan perintah yang mutlak dan tidak dapat diubah.

Minta revisi.

Menyalin tanpa mengedit

Tulisan yang dihasilkan AI mungkin terdengar rapi tetapi hampa. Tambahkan detail nyata, hilangkan frasa umum, dan buatlah terdengar seperti tulisan manusia.

Berbagi data rahasia

Jangan menempelkan informasi sensitif ke dalam sistem yang tidak disetujui.

Menggunakan AI untuk segala hal

Beberapa tugas lebih cepat diselesaikan sendiri.

Anda tidak memerlukan petunjuk AI enam paragraf untuk menulis "Terima kasih, saya akan meninjau ini hari ini."

Menyembunyikan penggunaan AI ketika pengungkapan itu penting

Beberapa organisasi, klien, atau industri memerlukan transparansi. Ikuti kebijakan yang relevan.

Memperlakukan keluaran AI sebagai objektif

AI mencerminkan pola dan asumsi. AI tidak secara otomatis netral.

Mengotomatiskan proses yang rusak

Mempercepat proses yang buruk tidak lantas membuatnya menjadi baik. Itu hanya menghasilkan kesalahan dengan kecepatan yang luar biasa 💨

Perbaiki alur kerja sebelum mengotomatisasinya.

15. Membangun Kebiasaan AI yang Berkelanjutan

Cara terbaik untuk merasa nyaman dengan AI di tempat kerja adalah dengan menggunakannya secara teratur untuk tugas-tugas kecil dan spesifik.

Mulailah dengan satu atau dua aktivitas yang dapat diulang.

Misalnya:

• Setiap hari Senin, gunakan AI untuk mengatur prioritas Anda.

• Setelah rapat, ubah catatan menjadi poin tindakan.

• Sebelum mengirim email panjang, mintalah AI untuk mempersingkatnya.

• Saat menghadapi suatu keputusan, mintalah asumsi dan argumen tandingan.

• Di akhir proyek, gunakan AI untuk menyusun pelajaran yang dipetik.

Siapkan perpustakaan kecil berisi contoh soal untuk tugas-tugas yang sering Anda ulangi. Seiring waktu, Anda akan mengembangkan pemahaman tentang contoh soal mana yang efektif, tugas mana yang sesuai, dan di mana penilaian manusia paling berperan.

Anda juga akan mempelajari kapan tidak menggunakan AI.

Itu juga merupakan bagian dari literasi AI.

Tujuannya bukanlah penggunaan AI secara maksimal. Tujuannya adalah hasil kerja yang lebih baik.

Catatan Penutup yang Praktis

Mempelajari cara menggunakan AI di tempat kerja sebagian besar berkaitan dengan mempelajari cara mendelegasikan tugas dengan jelas.

AI sangat berharga untuk menyusun draf, meringkas, mengadaptasi, mengatur, menjelaskan, dan mengeksplorasi. AI dapat mengurangi upaya berulang dan membantu Anda beralih dari halaman kosong ke versi pertama yang dapat digunakan dengan jauh lebih cepat.

Namun, hal itu membutuhkan batasan.

Lindungi informasi rahasia. Verifikasi klaim penting. Tinjau komunikasi sensitif. Pertahankan tanggung jawab manusia untuk keputusan berdampak tinggi. Dan tolong, tahan godaan untuk mengotomatiskan proses yang tidak dipahami siapa pun.

Mulailah dari hal kecil. Pilih satu tugas yang menjengkelkan dan berulang. Berikan instruksi yang jelas kepada AI, tinjau hasilnya, dan perbaiki prosesnya.

Jika digunakan dengan baik, AI tidak membuat pekerjaan menjadi kurang manusiawi. Justru, AI menciptakan lebih banyak ruang untuk bagian-bagian pekerjaan yang memang membutuhkan manusia sejak awal—penilaian, kepercayaan, perhatian, empati, dan kemampuan untuk menyadari ketika sebuah rapat telah melenceng dari jalur yang seharusnya. 

Contoh praktis: Mengubah catatan rapat menjadi poin tindakan yang dapat diandalkan

Skenario

Maya mengelola proses orientasi pelanggan di sebuah perusahaan perangkat lunak yang sedang berkembang. Dia menghadiri tiga rapat proyek setiap minggu, membuat catatan kasar saat orang-orang berbicara, dan kemudian mengubah catatan tersebut menjadi email tindak lanjut.

Tugas ini berulang, tetapi mengandung beberapa risiko. Batas waktu yang diusulkan dapat dengan mudah disalahartikan sebagai batas waktu yang disepakati, sementara saran umum dapat secara tidak sengaja menjadi tanggung jawab seseorang. Oleh karena itu, tujuannya bukanlah untuk membiarkan AI memutuskan apa yang terjadi. Tujuannya adalah untuk menggunakan AI untuk mengatur catatan sementara Maya memverifikasi setiap keputusan, pemilik, dan tanggal sebelum membagikan ringkasannya.

Apa yang dibutuhkan asisten

Maya menyediakan:

• Catatan rapatnya yang telah dianonimkan atau transkrip yang telah disetujui

• Tujuan pertemuan

• Daftar peserta dan peran mereka

• Format keluaran yang dibutuhkan

• Aturan yang menyatakan bahwa pemilik atau tenggat waktu yang hilang harus diberi label, bukan dibuat-buat

• Perbedaan yang jelas antara keputusan yang telah disahkan, ide yang diusulkan, dan pertanyaan yang belum terselesaikan

• Metode yang disetujui perusahaannya untuk menangani informasi rahasia

Sebelum mengunggah apa pun, dia menghapus nama pelanggan, detail pribadi, kredensial akses, dan informasi sensitif komersial kecuali jika sistem AI tersebut secara khusus disetujui untuk menangani data tersebut.

Contoh instruksi

“Ubahlah catatan rapat di bawah ini menjadi ringkasan tindak lanjut yang ringkas.”.

Susun tanggapan Anda di bawah judul-judul berikut:

1. Keputusan yang dikonfirmasi

2. Tindakan yang perlu dilakukan

3. Ide yang diusulkan

4. Pertanyaan yang belum terjawab

5. Risiko atau ketergantungan

Untuk setiap poin tindakan, sertakan tugas, pemilik, dan tenggat waktu. Jika pemilik atau tenggat waktu tidak disepakati secara eksplisit, tulis 'Belum dikonfirmasi'. Jangan menyiratkan komitmen atau mengarang detail.

Buatlah ringkasan di bawah 350 kata. Gunakan bahasa yang jelas dan netral yang sesuai untuk semua orang yang hadir dalam rapat.

Sebelum mengakhiri, sebutkan pernyataan mana saja yang ambigu atau perlu diperiksa.”

Hasil yang baik versus hasil yang buruk

Contoh poin tindakan yang lemah mungkin berbunyi:

“Sam akan memperbarui panduan orientasi pada hari Jumat.”

Kedengarannya jelas, tetapi tidak aman jika catatan tersebut hanya menunjukkan bahwa Sam mungkin akan meninjau panduan tersebut dan tidak ada tenggat waktu yang disepakati.

Versi yang lebih baik akan berbunyi:

“Tinjau panduan orientasi - pemilik yang diusulkan: Sam; tenggat waktu: belum dikonfirmasi.”

Versi kedua mempertahankan ketidakpastian alih-alih secara diam-diam mengubah diskusi menjadi komitmen.

Bagaimana cara mengujinya?

Maya membuat serangkaian uji coba kecil menggunakan enam pertemuan sebelumnya yang hasilnya sudah dia ketahui.

Dia memeriksa apakah asisten tersebut:

• Memisahkan keputusan dari saran

• Menyalin nama, tanggal, dan tenggat waktu dengan akurat

• Menandai informasi yang hilang sebagai belum terkonfirmasi

• Menghindari pemberian tugas yang tidak pernah disepakati

• Termasuk pertanyaan-pertanyaan penting yang belum terjawab

• Menghasilkan ringkasan yang dapat dipahami oleh peserta lain

• Menghilangkan detail rahasia yang dihapus dari input

Dia juga menambahkan kasus-kasus khusus yang disengaja:

• Seorang peserta bercanda tentang menyelesaikan suatu tugas

• Dua orang membahas kepemilikan tanpa mencapai kesepakatan

• Seseorang menyebutkan dua kemungkinan tenggat waktu

• Transkrip tersebut memberikan komentar kepada pembicara yang salah

• Keputusan tersebut kemudian dibatalkan di kemudian hari dalam rapat tersebut

• Suatu tugas disepakati, tetapi tidak ada pemilik yang disebutkan

Alur kerja hanya berhasil jika Maya dapat melacak setiap keputusan dan tindakan kembali ke catatan aslinya.

Hasil

Hasil ilustratif: Maya menguji proses tersebut pada enam ringkasan rapat selama dua minggu.

Proses manual yang sebelumnya ia lakukan membutuhkan waktu rata-rata 18 menit per pertemuan. Dengan AI, draf pertama membutuhkan waktu sekitar 2 menit untuk dibuat, diikuti oleh waktu rata-rata 7 menit untuk pengecekan dan pengeditan. Hal ini mengurangi total waktu penanganan dari 18 menit menjadi 9 menit per pertemuan.

Selama enam pertemuan, contoh penghematannya adalah:

• Total sebelumnya: 6 × 18 menit = 108 menit

• Total waktu dengan bantuan AI, termasuk peninjauan: 6 × 9 menit = 54 menit

• Contoh penghematan waktu: 54 menit

Lima dari enam ringkasan memenuhi daftar periksa penerimaan setelah satu kali peninjauan. Ringkasan yang tersisa memerlukan peninjauan kedua karena transkrip tersebut membingungkan dua pembicara.

Angka-angka ini adalah perkiraan contoh berdasarkan pengaturan pengujian yang dinyatakan, bukan hasil perusahaan yang dipublikasikan. Sampelnya kecil, pertemuan mungkin bervariasi dalam kompleksitasnya, dan perhitungan mencakup waktu peninjauan tetapi tidak termasuk waktu yang dibutuhkan untuk membersihkan atau menganonimkan transkrip.

Apa yang bisa salah?

Asisten tersebut dapat:

• Ciptakan pemilik untuk tugas yang belum ditugaskan

• Anggap tanggal yang disarankan sebagai tenggat waktu yang telah dikonfirmasi

• Melewatkan keputusan yang dirumuskan secara tidak langsung

• Menyalurkan komentar kepada orang yang salah

• Buatlah ringkasan yang rapi dan mampu menyembunyikan ketidakpastian

• Simpan informasi sensitif yang terdapat dalam catatan tersebut

• Ikuti petunjuk yang sudah usang jika templat rapat berubah

Kesalahan paling serius adalah mengirimkan ringkasan tanpa memeriksanya terlebih dahulu. Kelancaran penyampaian bukanlah bukti bahwa catatan tersebut akurat.

Oleh karena itu, Maya membandingkan setiap item tindakan dengan catatan sumber, mengkonfirmasi komitmen yang tidak jelas dengan orang yang bersangkutan, dan menyimpan catatan asli untuk referensi. Masalah sensitif atau yang diperdebatkan ditangani secara manual dan tidak didelegasikan kepada asisten.

Kesimpulan praktis

AI sangat berharga di sini karena mengubah informasi yang ada menjadi struktur yang lebih jelas. AI tidak menggantikan orang yang bertanggung jawab untuk mengkonfirmasi apa yang telah diputuskan.

Alur kerja yang aman itu sederhana: berikan aturan yang jelas, hapus informasi sensitif, wajibkan AI untuk menunjukkan ketidakpastian, uji terhadap contoh yang sudah dikenal, dan sertakan tinjauan manusia dalam setiap klaim penghematan waktu.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Bagaimana pemula dapat mulai menggunakan AI di tempat kerja dengan aman?

Mulailah dengan satu tugas berulang dan berisiko rendah, seperti menyusun email tindak lanjut, meringkas catatan, membuat agenda, atau menata ulang konten yang sudah ada. Berikan instruksi yang jelas kepada AI, lalu tinjau hasilnya untuk akurasi, nada, privasi, dan relevansi. Hindari memasukkan informasi sensitif kecuali organisasi Anda telah menyetujui alat tersebut untuk menangani data tersebut.

Tugas apa saja yang paling baik untuk diotomatisasi dengan AI di tempat kerja?

AI bekerja dengan baik saat membuat draf pertama, mengolah kembali informasi yang ada, dan mengatur analisis dasar. Tugas yang sesuai meliputi penulisan ulang dokumen, mengekstrak tindakan rapat, mengelompokkan umpan balik, menjelaskan tren spreadsheet, dan membuat daftar periksa. AI kurang tepat untuk keputusan berdampak tinggi yang melibatkan pekerjaan, masalah hukum, keselamatan, keuangan, perawatan kesehatan, atau keadilan.

Bagaimana cara menulis prompt AI yang baik untuk pekerjaan?

Permintaan bantuan di tempat kerja yang efektif menjelaskan tugas, konteks, audiens, format yang diinginkan, dan detail yang dibutuhkan. Alih-alih meminta bantuan umum, jelaskan hasil spesifik yang Anda butuhkan dan batasan apa pun, seperti jumlah kata atau nada. Anda dapat menyempurnakan respons lebih lanjut dengan meminta AI untuk menghilangkan pengulangan, mengidentifikasi asumsi, atau menandai informasi yang perlu diverifikasi.

Bagaimana saya bisa menggunakan AI untuk email tanpa terdengar seperti robot?

Sampaikan pesan asli, tujuannya, hubungan Anda dengan penerima, dan nada yang Anda inginkan. Minta AI untuk membuat email ringkas, ramah, tegas, atau sesuai untuk audiens tertentu. Sebelum mengirimnya, tambahkan detail konkret, hapus kata-kata umum, dan periksa apakah setiap kalimat terdengar alami di bawah nama Anda.

Bagaimana seharusnya catatan rapat yang dihasilkan AI ditinjau?

Bandingkan setiap keputusan, tindakan, pemilik, dan tenggat waktu dengan catatan asli atau transkrip yang telah disetujui. Minta AI untuk memisahkan keputusan yang telah dikonfirmasi dari ide-ide yang diusulkan dan pertanyaan yang belum terselesaikan. Informasi yang hilang harus diberi label "Belum dikonfirmasi" daripada ditebak, terutama ketika pembicara membahas kemungkinan pemilik atau tanggal tanpa mencapai kesepakatan.

Bisakah AI menganalisis spreadsheet dan data bisnis secara akurat?

AI dapat menjelaskan rumus, meringkas tren, mengidentifikasi kemungkinan anomali, dan mengubah angka menjadi komentar tertulis. Namun, interpretasinya bergantung pada data yang bersih dan konteks bisnis yang memadai. Periksa satuan, nilai yang hilang, konsistensi kategori, dan apakah ada penjelasan alternatif sebelum menggunakan hasilnya untuk keputusan keuangan, operasional, atau kepegawaian.

Informasi tempat kerja apa yang sebaiknya tidak pernah dimasukkan ke dalam AI?

Hindari memasukkan kata sandi, kredensial akses, catatan pelanggan, detail karyawan, informasi medis, dokumen hukum, kode hak milik, rencana yang belum dirilis, atau data keuangan sensitif ke dalam sistem yang tidak disetujui. Hapus nama dan detail pengenal sedapat mungkin. Kebijakan data organisasi Anda dan alat perusahaan yang disetujui harus menentukan informasi apa yang dapat diproses dengan aman.

Bagaimana para manajer dapat memperkenalkan AI di tempat kerja tanpa membuat karyawan khawatir?

Para manajer harus menjelaskan mengapa AI diperkenalkan, tugas apa yang akan didukungnya, apa yang tetap dipimpin oleh manusia, dan bagaimana hasil akhirnya harus ditinjau. Mereka juga harus mendefinisikan praktik data yang disetujui, pelatihan, prosedur pelaporan, dan ukuran keberhasilan. Contoh konkret cenderung membangun kepercayaan yang lebih besar daripada janji-janji samar tentang transformasi atau alur kerja cerdas.

Apa saja kesalahan paling umum saat menggunakan AI di tempat kerja?

Kesalahan umum meliputi memberikan instruksi yang samar, mempercayai respons pertama, menyalin konten tanpa mengedit, dan membagikan informasi rahasia. Orang juga mungkin mengotomatiskan proses yang rusak atau menganggap keluaran AI sebagai objektif. Pendekatan yang lebih baik adalah memverifikasi klaim penting, merevisi draf yang lemah, menguji alur kerja yang dapat diulang, dan menjaga tanggung jawab manusia tetap jelas.

Bagaimana cara mengukur apakah alur kerja AI menghemat waktu?

Ukur seluruh proses, termasuk menyiapkan input, menganonimkan informasi, memeriksa output, dan melakukan koreksi. Bandingkan total ini dengan waktu dan kualitas alur kerja Anda sebelumnya. Proses AI yang efektif seharusnya mengurangi upaya atau meningkatkan konsistensi tanpa menimbulkan risiko privasi, akurasi, atau akuntabilitas yang tidak dapat diterima.

Referensi

1. Pemerintah Inggris - Buku Panduan Kecerdasan Buatan untuk Pemerintah Inggris - gov.uk

2. Institut Standar dan Teknologi Nasional - Kerangka Kerja Manajemen Risiko Kecerdasan Buatan: Kecerdasan Buatan Generatif - nist.gov

3. Kantor Komisioner Informasi - AI, Perlindungan Data, dan Sektor Publik: Kebijakan AI - ico.org.uk

4. Biro Riset Ekonomi Nasional - nber.org

5. Komisi Kesetaraan Kesempatan Kerja AS - Apa Peran EEOC dalam AI? - eeoc.gov

6. Layanan Komunikasi Pemerintah - Kebijakan AI Generatif GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI - Panduan Praktis untuk Membangun dengan AI - openai.com

Temukan AI Terbaru di Toko Resmi Asisten AI

Tentang Kami