Cara mengaktifkan Catatan AI di Teams

Jawaban singkat: Catatan AI di Teams berfungsi paling baik jika admin mengaktifkan Copilot dan kebijakan transkripsi yang tepat terlebih dahulu, kemudian penyelenggara mengaktifkan Fasilitator atau menggunakan Recap di rapat yang didukung. Jika lisensi, transkripsi, atau jenis rapat tidak diatur dengan benar, catatan mungkin tidak muncul atau mungkin tidak lengkap.

Poin-poin penting:

Kontrol admin: Periksa kebijakan rapat Teams sebelum mengharapkan Catatan AI muncul.

Pengecekan lisensi: Cocokkan fitur Facilitator, Recap, dan Copilot dengan hak akses yang benar.

Persyaratan transkripsi: Aktifkan dan jalankan transkripsi jika catatan AI pasca-rapat diperlukan.

Pengaturan rapat: Gunakan rapat terjadwal dan didukung dengan agenda yang jelas untuk meningkatkan hasil.

Peninjauan oleh manusia: Verifikasi nama, keputusan, tenggat waktu, dan detail sensitif sebelum membagikan catatan.

1. Apa Arti Catatan AI di Teams 🤖

Sebelum membahas cara mengaktifkan Catatan AI di Teams, Anda perlu membedakan tiga fitur yang tampak serupa:

• Catatan yang dihasilkan AI selama rapat - biasanya diaktifkan melalui Facilitator dalam rapat Teams.

• Catatan AI dalam Rekap - catatan dan tugas tindak lanjut yang ditampilkan setelah rapat atau acara.

• Catatan rapat Copilot - catatan yang dihasilkan melalui Microsoft 365 Copilot dari obrolan rapat atau pengalaman rangkuman rapat.

Facilitator dapat menghasilkan catatan AI secara real-time, meringkas keputusan penting, mendokumentasikan pertanyaan terbuka, menjawab pertanyaan dalam obrolan rapat, dan membantu mengelola tugas. Microsoft menyatakan bahwa lisensi Microsoft 365 Copilot diperlukan untuk menambahkan Facilitator ke rapat atau mengaktifkannya selama rapat, meskipun peserta rapat internal dapat melihat pembaruan langsung setelah fitur tersebut berjalan.

Perbedaan itu penting karena seseorang mungkin mengatakan "Catatan AI" dan yang dimaksud adalah panel catatan langsung yang rapi, sementara orang lain yang dimaksud adalah tab catatan AI setelah rapat. Ibarat dapur yang sama, laci yang berbeda.

2. Daftar Periksa Singkat Sebelum Anda Mengaktifkan Catatan AI di Teams ✅

Berikut bagian yang membosankan namun penting. Catatan AI tidak muncul secara ajaib hanya karena seseorang mengklik "Gabung". Biasanya Anda memerlukan lisensi yang tepat, kebijakan admin yang tepat, transkripsi yang diaktifkan, dan format rapat yang mendukung fitur tersebut.

Periksa hal-hal berikut terlebih dahulu:

• Organisasi Anda memiliki Microsoft 365 Copilot untuk catatan AI Fasilitator langsung, atau Teams Premium / Copilot tempat fitur Rekap Cerdas digunakan.

• Transkripsi diperbolehkan sesuai kebijakan rapat Teams.

• Copilot tidak diblokir oleh kebijakan admin.

• Pertemuan ini adalah pertemuan Teams terjadwal di mana fitur tersebut didukung.

• Penyelenggara atau presenter memiliki izin untuk mengaktifkan fitur AI yang relevan.

• Rapatnya cukup panjang dan transkripnya tersedia jika Anda menginginkan catatan AI pasca-rapat.

Microsoft menyertakan "Lihat catatan dan tugas yang dihasilkan AI dari rapat" sebagai kemampuan komunikasi berbasis AI, sementara panduan Fasilitator secara terpisah menyatakan bahwa Microsoft 365 Copilot diperlukan untuk menambahkan atau mengaktifkan Fasilitator.

Ada sedikit catatan penting, tentu saja: catatan AI di Recap tersedia untuk acara yang berlangsung lebih dari lima menit dan ditranskripsikan dalam bahasa Inggris, dan Microsoft juga mencatat bahwa formatnya dapat bervariasi tergantung pada bahasa transkripsi.

3. Cara Mengaktifkan Catatan AI di Teams sebagai Admin 🛠️

Bagi admin, cara mengaktifkan Catatan AI di Teams dimulai di pusat admin Teams, bukan di dalam rapat itu sendiri. Di sinilah banyak orang mengalami kesulitan. Mereka terus mencari tombol Catatan AI, tetapi kebijakan tersebut diam-diam mengatakan "tidak" di latar belakang.

Jalur admin biasanya:

1. Buka pusat admin Teams.

2. Pergi ke Rapat.

3. Pilih Kebijakan rapat.

4. Pilih kebijakan yang sudah ada atau buat yang baru.

5. Temukan Rekaman & transkripsi .

6. Cari Copilot .

7. Pilih salah satu opsi yang tersedia:

   • Pada

   • Lanjutkan dengan transkrip tersimpan yang diperlukan

   • Transkrip diaktifkan dan disimpan secara default

   • Mati

8. Simpan kebijakan tersebut dan pastikan kebijakan tersebut ditetapkan kepada pengguna yang tepat.

Panduan admin Microsoft mencantumkan pengaturan kebijakan rapat Copilot tersebut dan menjelaskan bahwa kebijakan transkripsi memengaruhi apakah Copilot dapat berfungsi selama dan setelah rapat.

Anda juga perlu memastikan bahwa transkripsi itu sendiri tersedia. Transkripsi Teams adalah fitur yang dikontrol oleh kebijakan, dan penyelenggara serta pengguna yang memulai transkripsi perlu mengaktifkan pengaturan ini agar rapat, webinar, atau pertemuan umum menyertakan transkrip.

Inilah bagian yang sering dilewati orang, lalu menyalahkan Teams. Terkadang Teams memang pantas disalahkan. Tapi tidak selalu.

4. Cara Mengaktifkan Catatan AI di Teams Saat Menjadwalkan Rapat 📅

Bagi penyelenggara rapat, cara termudah adalah menyiapkan Catatan AI sebelum rapat dimulai. Hal itu memberi Teams lebih banyak ruang untuk berperilaku baik, seperti kucing yang sudah diberi makan.

Untuk menambahkan Fasilitator saat menjadwalkan:

1. Buka Kalender di Teams.

2. Pilih Baru.

3. Aktifkan rapat Teams .

4. Pilih Opsi.

5. Buka Copilot dan AI lainnya.

6. Pastikan opsi Izinkan Copilot dan Fasilitator diatur ke salah satu dari berikut ini:

   • Hanya selama pertemuan

   • Selama dan setelah pertemuan

7. Aktifkan tombol Fasilitator

8. Pilih Terapkan.

dari Microsoft menyatakan bahwa ini adalah jalur penjadwalan, dan mereka juga mencatat bahwa Facilitator hanya dapat ditambahkan ke rapat terjadwal, bukan rapat saluran, rapat instan, atau panggilan Teams.

Undangan rapat yang baik juga sangat membantu. Tambahkan agenda sederhana dalam deskripsi atau catatan rapat. Fasilitator dapat memeriksa agenda dalam undangan atau catatan rapat Loop dan menggunakannya untuk membantu menjaga diskusi tetap terorganisir. Bukan sulap, tetapi cukup mendekati sulap ketika rapat Anda terlalu banyak diwarnai dengan momen "satu hal lagi".

5. Cara Mengaktifkan Catatan AI Selama Rapat Teams Langsung 🎙️

Mungkin Anda lupa mengaktifkannya saat menjadwalkan rapat. Itu bisa terjadi. Anda membuka rapat, seseorang berkata "Bisakah AI mencatat?", dan tiba-tiba semua orang menatap penyelenggara seolah-olah mereka mengendalikan bulan.

Untuk mengaktifkan Facilitator selama rapat:

1. Gabung ke rapat Teams.

2. Pilih Tindakan lainnya dari kontrol rapat.

3. Pilih Aktifkan Fasilitator.

4. Pilih bahasa rapat jika Teams meminta.

5. Tunggu beberapa menit hingga catatan mulai muncul.

Setelah Facilitator diaktifkan, ikon Catatan berubah untuk menunjukkan bahwa catatan yang dihasilkan AI sedang aktif. Microsoft mengatakan catatan tersebut tidak muncul secara langsung dan mungkin membutuhkan beberapa menit karena didasarkan pada diskusi yang terekam dalam transkrip.

Satu detail penting terkait peran: peserta seluler dapat melihat catatan langsung, tetapi hanya penyelenggara atau presenter yang menggunakan Teams di desktop atau web yang dapat mengaktifkan atau menonaktifkan Fasilitator selama rapat.

Jadi, jika seseorang bergabung melalui telepon di dalam taksi dan bertanya mengapa mereka tidak dapat mengaktifkannya, mungkin itulah alasannya. Mengganggu? Ya. Logis? Sebagian besar.

6. Cara Menemukan Catatan AI Setelah Rapat Teams 🔎

Setelah rapat berakhir, catatan tidak akan hilang begitu saja. Anda biasanya dapat menemukannya di obrolan rapat atau rangkuman rapat.

Untuk meninjau konten yang dihasilkan AI setelah rapat:

1. Buka obrolan di Teams.

2. Pilih obrolan rapat.

3. Pilih Rekap di bagian atas.

4. Pilih Catatan atau catatan AI, tergantung pada pengalaman yang ditampilkan di penyewa Anda.

Microsoft menyatakan bahwa konten yang dihasilkan oleh Fasilitator dapat diakses melalui obrolan rapat dan catatan rapat di Recap setelah rapat berakhir. Catatan rapat yang dihasilkan oleh AI disimpan di halaman Microsoft Loop, dan peserta rapat dapat mengedit halaman Loop tersebut sebelum, selama, atau setelah rapat.

Untuk catatan AI Recap secara lebih luas, Microsoft mengatakan pengguna dapat melihat catatan manual dan catatan yang dihasilkan AI serta tugas tindak lanjut dengan memilih catatan AI dalam rekap acara, asalkan rapat tersebut memenuhi persyaratan transkripsi.

Di sinilah AI Notes menjadi lebih dari sekadar gimmick rapat. Anda dapat menarik keputusan, tugas, konteks yang terlewatkan, dan tindak lanjut tanpa harus memutar ulang seluruh percakapan seperti sedang menyelidiki TKP kecil di kantor 🕵️.

7. Tabel Perbandingan: Cara Menggunakan Catatan AI di Teams 📊

Metode / Fitur	Terbaik untuk	Persyaratan utama	Apa yang Anda dapatkan	Bagian yang agak menjengkelkan
Catatan AI langsung dari fasilitator	Pertemuan di mana orang-orang membutuhkan catatan saat mereka berbicara	Lisensi Microsoft 365 Copilot	Catatan, keputusan, pertanyaan, dan tugas secara waktu nyata	Membutuhkan jenis pertemuan yang didukung - tidak setiap pertemuan cocok
Catatan AI dalam Rekap	Berbincang santai setelah rapat	Transkripsi rapat yang memenuhi syarat	Catatan, tugas, rangkuman konten	Tidak akan ditampilkan jika transkripsi hilang
Copilot “Buat catatan rapat”	Ringkasan singkat setelah rapat	Microsoft 365 Copilot	Topik utama dan poin tindakan	Anda tetap perlu memverifikasinya, tentu saja
Catatan Tim Manual	Pertemuan internal sederhana	Akses dasar ke catatan rapat	Agenda, catatan, tugas	Seseorang harus mengetik, tragis tapi benar
Rekaman beserta transkripnya	Alur kerja peninjauan dan kepatuhan	Kebijakan perekaman/transkripsi diaktifkan	Transkrip yang dapat dicari dan konteks pemutaran ulang	Dapat membuat pertanyaan tentang penyimpanan dan privasi

Panduan dukungan Microsoft untuk catatan yang dihasilkan Copilot menyatakan bahwa pengguna dapat memilih Copilot dari obrolan rapat, memilih lebih banyak petunjuk, membuat catatan rapat, menyalinnya, dan menempelkannya di tempat lain, sambil juga mengingatkan pengguna untuk memverifikasi keluaran AI karena bisa saja tidak akurat.

8. Pengaturan Rapat Terbaik untuk Catatan AI yang Lebih Baik di Teams 🧠

Mengetahui cara mengaktifkan Catatan AI di Teams adalah setengah dari pekerjaan. Mendapatkan catatan yang bermanfaat adalah setengah lainnya. AI cukup baik dalam hal struktur, tetapi bukan pembaca pikiran yang memakai headset. Ia membutuhkan input yang jelas.

Gunakan pengaturan ini:

• Susun agenda yang jelas sebelum rapat.

• Ucapkan keputusan dengan lantang: “Keputusan: kita akan meluncurkan program percontohan minggu depan.”

• Tetapkan pemilik secara lisan: “Maya bertanggung jawab untuk menindaklanjuti dengan bagian keuangan.”

• Berhentilah sejenak sebelum mengganti topik.

• Hindari lima orang yang berbicara saling tumpang tindih. Ya, ambisius.

• Gunakan nama secara konsisten agar kepemilikan tugas lebih jelas.

• Usahakan agar bahasa yang digunakan dalam rapat tetap konsisten sebisa mungkin.

• Periksa catatan tersebut sebelum membagikannya secara luas.

Fasilitator dapat mendeteksi agenda dari undangan rapat atau catatan rapat Loop, dan ini dapat membantu melacak topik agenda selama rapat.

Trik yang cukup efektif: umumkan poin tindakan Anda seolah-olah Anda sedang memberi penjelasan kepada asisten yang sangat lelah. Jangan seperti robot, tetapi jelas. “Poin tindakan: Jordan akan mengirimkan presentasi yang diperbarui.” Kalimat seperti itu membuat catatan AI jauh lebih jelas.

9. Masalah Umum Saat Catatan AI Tidak Muncul ⚠️

Jika Catatan AI hilang di Teams, jangan langsung berasumsi fitur tersebut rusak. Mungkin saja rusak, tetapi ada beberapa kendala umum lainnya.

Penyebab umum meliputi:

• Anda tidak memiliki hak akses Copilot atau Teams Premium untuk fitur yang ingin Anda gunakan.

• Fitur Copilot dinonaktifkan dalam kebijakan rapat Teams.

• Transkripsi dinonaktifkan untuk penyelenggara atau orang yang mencoba memulainya.

• Rapat terlalu singkat untuk membuat catatan Recap AI.

• Pertemuan tersebut tidak ditranskripsikan.

• Jenis rapat yang tidak didukung, seperti rapat saluran untuk Fasilitator.

• Peran yang salah, misalnya peserta yang mencoba menyerang Fasilitator.

• Keterbatasan peserta eksternal.

• Ekstraksi agenda pemblokiran label sensitivitas atau enkripsi

Dokumentasi Microsoft mencatat bahwa Teams menggunakan transkrip acara, data kehadiran, dan data PowerPoint Live untuk menyediakan fitur Rekap Cerdas berbasis AI, sehingga data transkrip yang hilang dapat berarti hilangnya nilai rekap AI.

Untuk catatan Fasilitator langsung, ingatlah bahwa hanya penyelenggara dan presenter di desktop atau web yang dapat mengaktifkan atau menonaktifkan Fasilitator selama rapat. Pengguna seluler dapat melihat catatan langsung tetapi tidak dapat mengaktifkan fitur tersebut dengan cara yang sama.

10. Privasi, Izin, dan Aturan “Harap Verifikasi Ini” 🔐

Catatan AI memang bermanfaat, tetapi bukan stenografer hukum, petugas kepatuhan, atau rekan kerja Anda yang paling teliti. Catatan ini dihasilkan dari data rapat, dan dapat melewatkan konteks, mengungkapkan sesuatu dengan canggung, atau mengubah diskusi yang berantakan menjadi ringkasan yang tampak percaya diri tetapi hanya sebagian besar benar.

Microsoft menyatakan bahwa konten yang dihasilkan AI dalam rangkuman Teams didasarkan pada transkrip acara dan didukung oleh GPT serta model AI lainnya, dan bahwa konten tersebut mungkin tidak akurat, tidak lengkap, atau tidak pantas.

Jadi aturan praktisnya sederhana:

• Tinjau Catatan AI sebelum mengirimkannya ke klien.

• Periksa keputusan, angka, nama, dan tenggat waktu.

• Konfirmasikan detail sensitif sebelum menyimpan atau meneruskannya.

• Hindari mengandalkan AI Notes sebagai satu-satunya catatan untuk keputusan hukum, SDM, keuangan, atau yang diatur.

• Pastikan peserta memahami kebijakan transkripsi dan rangkuman yang dihasilkan AI.

Teams juga memiliki opsi rapat dan kontrol admin untuk konten rapat yang sensitif, termasuk kontrol terkait penyalinan, penerusan, perekaman, transkrip, dan wawasan yang dihasilkan oleh AI.

Sedikit paranoia di sini itu sehat. Bukan paranoia ala teori konspirasi, hanya paranoia "mungkin jangan menempelkan ringkasan AI mentah ke dalam memo dewan tanpa membacanya terlebih dahulu".

11. Tips Peluncuran untuk Admin dan Manajer Teams 🚀

Penerapan AI Notes akan berjalan paling baik jika Anda tidak hanya menekan sebuah tombol dan berharap semua orang berperilaku seperti dalam video pelatihan.

Rencana peluncuran yang sederhana:

1. Pilih kelompok percontohan kecil.

2. Konfirmasikan lisensi dan kebijakan.

3. Aktifkan transkripsi dan pengaturan Copilot untuk grup tersebut.

4. Buat rapat uji coba.

5. Cobalah catatan fasilitator langsung.

6. Cobalah catatan AI rangkuman pasca-rapat.

7. Dokumentasikan langkah-langkah persis yang dilihat pengguna Anda.

8. Buat panduan internal singkat tentang “kapan menggunakan AI Notes”.

9. Sertakan pengingat privasi.

10. Tanyakan pada orang-orang apa yang membingungkan mereka, karena mereka akan memberi tahu Anda. Dengan lantang.

Alasan dilakukannya uji coba adalah karena pengalaman menggunakan Teams dapat bervariasi tergantung pada lisensi, kebijakan admin, jenis rapat, versi klien, dan pengaturan organisasi. Ini bukan sekadar satu tombol merah besar. Ini lebih seperti laci yang penuh dengan tombol, beberapa diberi label lebih baik daripada yang lain.

12. Jawaban Cepat: Cara Mengaktifkan Catatan AI di Teams 🏁

Berikut adalah versi ringkas dari Cara mengaktifkan Catatan AI di Teams:

Untuk admin:

• Buka pusat admin Teams.

• Terbuka > Kebijakan rapat.

• Di bagian Perekaman & transkripsi , aktifkan kebijakan Copilot yang tepat .

• Pastikan transkripsi diperbolehkan.

• Tetapkan kebijakan tersebut kepada pengguna yang tepat.

Untuk penyelenggara:

• Buat rapat Teams terjadwal.

• Buka Opsi > Copilot dan AI lainnya.

• Aktifkan opsi Izinkan Kopilot dan Fasilitator

• Aktifkan Fasilitator.

• Terapkan pengaturan tersebut.

Selama pertemuan:

• Pilih Tindakan lainnya.

• Pilih Aktifkan Fasilitator.

• Tunggu beberapa menit hingga catatan yang dihasilkan AI muncul.

Setelah pertemuan:

• Buka obrolan rapat.

• Lanjutkan ke Rekap.

• Pilih Catatan atau catatan AI.

Itu adalah versi bersihnya. Versi praktisnya mencakup pengecekan lisensi, kebijakan, transkripsi, peran, dan apakah Teams sedang mengalami hari yang buruk.

Kesimpulan 💬

Cara mengaktifkan Catatan AI di Teams tidak sulit setelah semua bagiannya tersusun rapi, tetapi mudah untuk membingungkan bagian-bagian tersebut. Admin mengontrol kebijakan akses. Penyelenggara mengontrol pengaturan rapat. Presenter dan penyelenggara dapat mengaktifkan Fasilitator dalam rapat yang didukung. Transkripsi memberi AI sesuatu untuk dikerjakan. Rekap adalah tempat rapat menjadi mudah dicari, ditelusuri sekilas, dan - idealnya - tidak terlalu membingungkan.

Pengaturan terbaik itu sederhana: aktifkan kebijakan yang tepat, nyalakan transkripsi, jadwalkan rapat dengan benar, gunakan Fasilitator saat catatan langsung penting, dan tinjau hasilnya sebelum menganggapnya sebagai kebenaran mutlak 🪨. Catatan AI sangat membantu, tetapi tetap saja itu catatan dari mesin yang mendengarkan manusia saling menyela. Jadi ya, gunakanlah. Hanya saja, tetap waspada.

Contoh nyata: Menggunakan AI Notes untuk rapat proyek klien mingguan 🧾

Skenario

Bayangkan sebuah agensi web kecil mengadakan rapat Teams mingguan selama 45 menit dengan klien. Masalah yang sama terus muncul: keputusan terkubur dalam obrolan, poin tindakan hanya diingat sebagian, dan seseorang menghabiskan 20-30 menit setelah setiap rapat untuk mengubah catatan yang berantakan menjadi laporan perkembangan untuk klien.

Ini adalah skenario contoh fiktif namun realistis. Agensi menggunakan Catatan AI di Teams untuk membuat draf pertama catatan rapat, kemudian seorang manajer proyek meninjau hasilnya sebelum diserahkan kepada klien. Bagian terakhir itu penting. AI membantu pekerjaan administratif yang membosankan, bukan menggantikan manusia yang memahami proyek tersebut.

Pertemuan dijadwalkan di Teams, transkripsi diaktifkan, dan Fasilitator diaktifkan sebelum panggilan dimulai. Hal ini sesuai dengan poin utama artikel: Catatan AI bekerja paling baik ketika lisensi, kebijakan rapat, transkripsi, dan pengaturan rapat semuanya diselaraskan terlebih dahulu.

Apa yang dibutuhkan asisten

Untuk pengaturan ini, penyelenggara menyiapkan:

Rapat Teams yang terjadwal, bukan panggilan dadakan singkat.

Agenda singkat dalam undangan rapat.

Transkripsi diaktifkan untuk rapat tersebut.

Fitur fasilitator diaktifkan sebelum pertemuan dimulai.

Seorang manajer proyek ditugaskan untuk meninjau catatan AI.

Daftar periksa tinjauan sederhana untuk nama, tanggal, biaya, tenggat waktu, dan keputusan klien.

Agenda yang baik mungkin terlihat seperti ini:

Agenda:

Tinjau kembali hasil kerja minggu lalu.

Konfirmasikan perubahan teks halaman beranda.

Putuskan apakah akan mempertahankan atau menghapus video halaman harga.

Tetapkan pemilik untuk tugas peluncuran.

Konfirmasikan tanggal peninjauan berikutnya.

Hal itu memberikan struktur yang lebih jelas kepada AI daripada undangan "mengejar ketertinggalan proyek" yang samar-samar. Ini juga membantu manusia untuk tidak terlalu terpecah perhatiannya, yang selalu merupakan bonus.

Contoh instruksi

Di awal pertemuan, penyelenggara dapat mengatakan sesuatu seperti:

“Hari ini kami menggunakan catatan yang dihasilkan AI untuk mencatat keputusan dan poin tindakan. Mohon nyatakan keputusan dengan jelas, sertakan nama pemilik untuk setiap tugas, dan sebutkan tenggat waktu jika memungkinkan. Kami akan meninjau catatan tersebut sebelum membagikannya setelah rapat.”

Selama rapat, manajer proyek dapat memperjelas poin-poin tindakan:

“Keputusan: kami akan tetap mempertahankan video halaman harga untuk peluncuran.”

“Instruksi: Priya akan mengirimkan salinan halaman utama yang telah direvisi paling lambat hari Kamis pukul 3 sore.”

“Poin tindakan: Mark akan memeriksa apakah tag analitik berfungsi dengan benar sebelum hari Jumat.”

Ini mungkin terasa agak formal pada awalnya, tetapi ini memberi AI landasan yang jelas untuk bekerja. Diskusi yang samar-samar masuk, catatan yang samar-samar keluar. Keputusan yang jelas masuk, catatan praktis keluar.

Bagaimana cara mengujinya?

Lakukan uji coba kecil selama tiga pertemuan sebelum menerapkannya ke seluruh tim.

Pertemuan 1: Gunakan catatan manual biasa saja.

Pertemuan 2: Gunakan AI Notes, tetapi tanpa agenda terstruktur.

Pertemuan 3: Gunakan Catatan AI dengan agenda yang jelas dan format poin tindakan yang diucapkan.

Setelah setiap pertemuan, periksa:

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan catatan akhir yang siap diberikan kepada klien.

Berapa banyak poin tindakan yang perlu dikoreksi?.

Apakah tenggat waktu dicatat dengan benar.

Apakah pemilik yang sah terikat pada setiap tugas.

Apakah ringkasan tersebut mencakup hal-hal yang tidak disepakati.

Peninjau harus membandingkan catatan AI dengan transkrip sebelum mengirimkan apa pun ke pihak eksternal. Hal ini sangat penting terutama untuk masalah keuangan, tenggat waktu, rumusan hukum, persetujuan, atau komitmen klien.

Hasil

Hasil ilustratif, berdasarkan pengukuran waktu tiga contoh rapat proyek selama 45 menit:

Catatan manual saja: 28 menit untuk menghasilkan pembaruan klien yang bersih.

Catatan AI tanpa agenda yang jelas: 17 menit untuk meninjau dan merapikan catatan.

Catatan AI dengan agenda dan poin tindakan yang diucapkan dengan jelas: 9 menit untuk meninjau dan mengirimkan pembaruan akhir.

Itu berarti penghematan waktu sekitar 19 menit per pertemuan dibandingkan dengan proses manual. Jika dihitung dari empat pertemuan klien mingguan per bulan, itu berarti penghematan waktu sekitar 76 menit setiap bulan untuk satu manajer proyek.

Pemeriksaan kualitas sama pentingnya dengan penghematan waktu. Dalam contoh pengujian ini, versi AI Notes yang terstruktur berhasil mencatat 8 dari 9 poin tindakan dengan benar. Satu-satunya kesalahan adalah tenggat waktu yang perlu dikoreksi oleh manusia. Itulah mengapa AI Notes harus dianggap sebagai draf awal yang kuat, bukan sebagai sumber kebenaran akhir.

Apa yang bisa salah?

Kegagalan yang paling umum adalah ucapan yang ambigu. Jika seseorang berkata, “Mari kita selesaikan itu minggu depan,” AI mungkin tidak tahu siapa pemilik “itu” atau apa arti “minggu depan”.

Risiko lainnya meliputi:

Suatu tugas yang diberikan kepada orang yang salah.

Sebuah saran lunak yang ditulis sebagai keputusan tegas.

Tenggat waktu terlewat atau disalahpahami.

Detail klien yang sensitif muncul dalam catatan yang dibagikan terlalu luas.

Ketidaktersediaan transkrip melemahkan rangkuman pasca-pertemuan.

Penyelenggara berasumsi bahwa catatan AI secara otomatis benar karena terlihat rapi.

Solusinya memang tidak glamor, tetapi efektif: gunakan daftar periksa tinjauan, konfirmasikan poin tindakan sebelum rapat berakhir, dan jangan kirim catatan AI mentah langsung ke klien.

Kesimpulan praktis

Catatan AI di Teams bekerja paling baik ketika rapat sudah berjalan dengan baik. Tambahkan agenda, aktifkan pengaturan yang tepat, sampaikan keputusan dengan jelas, dan tetapkan satu orang yang bertanggung jawab untuk meninjau. Lakukan itu, dan Catatan AI dapat mengubah rapat yang berantakan menjadi tindak lanjut yang bermanfaat dalam hitungan menit, alih-alih membuat dokumen lain yang harus diperdebatkan semua orang nanti.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Bagaimana cara mengaktifkan Catatan AI di Teams sebagai administrator?

Untuk mengaktifkan Catatan AI di Teams sebagai admin, mulailah dari pusat admin Teams. Buka Rapat, buka Kebijakan rapat, dan tinjau bagian Perekaman & transkripsi. Pastikan Copilot diizinkan dan transkripsi diaktifkan untuk pengguna yang tepat. Kebijakan tersebut juga perlu ditetapkan kepada orang-orang yang seharusnya memiliki akses ke catatan AI.

Lisensi apa yang saya perlukan untuk AI Notes di Teams?

Lisensi bergantung pada fitur catatan AI yang ingin Anda gunakan. Catatan yang dihasilkan AI secara langsung dengan Facilitator biasanya memerlukan Microsoft 365 Copilot. Catatan AI di Recap mungkin bergantung pada akses Teams Premium atau Copilot. Di banyak organisasi, administrator harus memeriksa lisensi dan kebijakan rapat sebelum berasumsi bahwa fitur tersebut tersedia.

Mengapa Catatan AI tidak muncul di rapat Teams saya?

Catatan AI mungkin tidak muncul jika Copilot dinonaktifkan, transkripsi diblokir, atau jenis rapat tidak didukung. Rapat juga mungkin terlalu singkat, tidak ditranskripsikan, atau tidak memiliki izin penyelenggara yang tepat. Solusi umum adalah memeriksa lisensi pengguna, kebijakan rapat Teams, pengaturan transkripsi, dan apakah rapat dijadwalkan atau dimulai secara instan.

Bisakah saya mengaktifkan Catatan AI selama rapat Teams langsung?

Ya, dalam rapat yang didukung, penyelenggara atau presenter dapat mengaktifkan Fasilitator selama rapat. Mereka biasanya melakukan ini dari Tindakan lainnya di kontrol rapat, lalu pilih Aktifkan Fasilitator. Catatan mungkin membutuhkan beberapa menit untuk muncul karena Teams memerlukan konten diskusi dari transkrip sebelum dapat menghasilkan catatan yang bermanfaat.

Di mana saya dapat menemukan Catatan AI setelah rapat Teams?

Setelah rapat, buka obrolan rapat di Teams dan pilih Rekap. Tergantung pada pengaturan Anda, Anda mungkin melihat Catatan atau catatan AI. Catatan yang dibuat oleh fasilitator juga dapat muncul melalui obrolan rapat dan catatan rapat. Biasanya, catatan AI pasca-rapat berfungsi paling baik jika rapat telah ditranskripsikan dan memenuhi persyaratan fitur.

Apa perbedaan antara catatan rapat Fasilitator, Rekap, dan Copilot?

Facilitator terutama digunakan untuk membuat catatan yang dihasilkan AI secara langsung selama rapat. Recap adalah tempat pengguna meninjau catatan, tugas, dan isi rapat setelahnya. Catatan rapat Copilot dihasilkan melalui pengalaman Copilot dari obrolan rapat atau recap. Keduanya tumpang tindih, tetapi bukan fitur yang sama persis, sehingga persyaratan pengaturannya dapat berbeda.

Apakah rapat Teams memerlukan transkripsi agar catatan AI dapat berfungsi?

Dalam banyak alur kerja catatan AI di Teams, transkripsi sangat penting karena memberikan sesuatu untuk dianalisis oleh AI. Catatan AI rangkuman khususnya bergantung pada ketersediaan transkrip dan kelayakan rapat. Admin harus memastikan transkripsi diizinkan dalam kebijakan rapat, dan penyelenggara harus memastikan rapat tersebut ditranskripsikan ketika mereka membutuhkan catatan pasca-rapat.

Siapa yang dapat mengaktifkan Fasilitator untuk Catatan AI di Teams?

Fitur Fasilitator biasanya dapat diaktifkan oleh penyelenggara atau presenter yang menggunakan Teams di desktop atau web. Pengguna seluler mungkin dapat melihat catatan langsung, tetapi mereka mungkin tidak dapat mengaktifkan Fasilitator sendiri. Perbedaan peran ini sering menjelaskan mengapa satu peserta melihat opsi catatan sementara orang lain tidak dapat mengaktifkannya.

Bagaimana cara mendapatkan catatan rapat yang dihasilkan AI yang lebih baik di Teams?

Gunakan agenda yang jelas, sampaikan keputusan dengan lantang, dan tetapkan poin tindakan dengan jelas berdasarkan namanya. Hindari orang saling menyela jika memungkinkan, dan jaga konsistensi bahasa dalam rapat. Catatan AI bekerja paling baik ketika rapat memiliki struktur. Meninjau catatan sebelum membagikannya secara luas juga sangat membantu.

Apakah Catatan AI di Teams cukup andal untuk dibagikan?

Catatan AI memang bermanfaat, tetapi tetap perlu diperiksa sebelum dibagikan, terutama kepada klien atau pimpinan. Tinjau nama, angka, keputusan, tenggat waktu, dan detail sensitif. Aturan praktis dalam artikel ini adalah memperlakukan catatan AI sebagai draf yang bermanfaat, bukan sebagai catatan hukum atau kepatuhan yang sempurna. Peninjauan oleh manusia tetap penting.

Referensi

1. Dukungan Microsoft - Fasilitator dalam rapat Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Pengaturan kebijakan rapat Copilot - learn.microsoft.com

Temukan AI Terbaru di Toko Resmi Asisten AI

Tentang Kami